A emissão de certidões nos serviços notariais agora está sujeita a novas diretrizes estabelecidas pela Comissão de Proteção de Dados Pessoais do Conselho Nacional de Justiça (CNJ). Essas normativas visam prioritariamente a segurança e a proteção dos dados pessoais dos cidadãos, bem como a promoção da transparência nos procedimentos notariais.

De acordo com as novas regulamentações, a obtenção de certidões na especialidade de notas será preferencialmente realizada em formato digital, exigindo a identificação do solicitante e a justificativa para a solicitação. Esta medida visa garantir que apenas indivíduos autorizados tenham acesso a informações sensíveis, a menos que o solicitante seja o próprio titular dos dados.

Para os casos em que a solicitação é feita por terceiros, é obrigatório manter um registro contendo a identificação e a justificativa da solicitação, permitindo que o titular dos dados exerça seu direito de autodeterminação informativa, conforme estabelecido pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Estes registros devem ser mantidos pelo Cartório de Notas por um período de um ano, conforme o Provimento nº 50 do CNJ, e posteriormente descartados.

Quando uma certidão contém dados sensíveis, como informações sobre origem racial ou étnica, convicções religiosas, opiniões políticas, entre outros, o tabelião responsável deve informar o solicitante sobre a presença desses dados no documento, conforme definido pela LGPD. Dependendo do contexto e da motivação do solicitante, o tabelião pode optar por tarjar os dados sensíveis na certidão, respeitando a finalidade indicada pelo solicitante.

Em casos de solicitações de certidões na modalidade de cópia reprográfica, os mesmos critérios definidos para documentos digitais devem ser seguidos. Além disso, é imperativo que o tabelião evite incluir dados pessoais sensíveis nos instrumentos notariais, a menos que sejam essenciais para a constituição do ato, visando evitar exposições desnecessárias de informações sensíveis.

Essas novas regras representam um avanço significativo na proteção da privacidade e dos dados pessoais dos cidadãos, ao mesmo tempo em que garantem a transparência e a segurança nos serviços notariais.